Alle Kirchenmitglieder sind im Gemeindegliederverzeichnis erfasst. Es dient als Nachweis der Kirchengemeinden und der Landeskirche und ist rechtsgültige Grundlage für die Kirchenmitgliedschaft. Für die Kirchengemeinden ist das Gemeindegliederverzeichnis ein wichtiges Instrument der Gemeindearbeit. Innerkirchlich erfolgen der Finanzausgleich und die Bemessung der Zuweisungen an die Kirchengemeinden und die Kirchenkreise auf dieser Basis.
Nach dem Melderecht übermitteln die Kommunen alle Änderungen im kommunalen Melderegister, die Kirchenmitglieder betreffen, an die Kirchenämter. Diese führen im Auftrag der Kirchengemeinden das Gemeindegliederverzeichnis. Kirchenämter und Kirchengemeinden haben hierzu individuelle Regelungen getroffen.
Aufgabe des Kirchenamtes ist es, darauf zu achten, dass die Kommunen Änderungen zeitnah mitteilen. Veränderungen im Bestand ergeben sich laufend, insbesondere durch Wegzug oder Zuzug, Taufe, (Wieder-)Aufnahme oder Kirchenaustritt sowie durch Eheschließung oder Sterbefall.
Ferner wird in der Meldewesenabteilung im Auftrage der Kirchengemeinden die Hebung des freiwilligen Kirchenbeitrags wahrgenommen.
Das Kirchenbuchamt Hameln nimmt für die 6 Hamelner Kirchengemeinden Münster St. Bonifatius, Markt St. Nicolai, Zum Heiligen Kreuz, St. Annen Wangelist, Martin-Luther und Paul-Gerhardt die Kirchenbuchführung zentral wahr.